オリジナルファイル作成で時短マスターになろう

ファイルがごちゃごちゃで目的のファイルが見つからない、ファイルの整理が面倒で作業時間にロスが出ているなど、ファイル管理に関して悩みを抱えている人が多いです。業務の進行を何倍もスムーズにしてくれる、効率的なオリジナルファイル管理のポイントをご紹介します。誰にでもできる簡単なオリジナルファイル管理法ですので、ポイントを抑えて整理を進めるとファイル管理がすっきりとして気持ちよく仕事が出来るようになるはずです。そもそもファイル管理とは、パソコンなどに保存してあるファイルをいつでも必要な時に取り出せるように整理整頓して、使い易い状態で保管しておくことです。仕事上のファイル管理となると、様々なファイルを扱うことになるので、上手く管理が出来ない人も多いです。効率よく仕事をするために、オリジナルファイルによる管理方法をお伝えします。

ファイル管理をすることで得られるメリット

オリジナルファイルを作成し、ファイル管理をすることで、仕事の効率化や時間短縮にも繋がります。ファイル管理を行う事で、煩雑なファイルの山に悩まされずに済みます。目的のファイルがすぐに見つかるようになるので、業務のスピードアップに繋がります。ほとんど使う事のないファイルは片づけて、必要なファイルだけを取り出しやすい位置に配置することで、仕事が捗ります。また、ファイル管理を行うと、どこに何のファイルがあるのか見やすくなるので、ファイルの紛失を防ぎ、間違えて上書きするミスも防ぐことが出来ます。ファイル管理によって散らかった画面がスッキリすることで、気持ちもスッキリします。仕事に前向きに取り組むことが出来る環境作りも、オリジナルファイル管理の大きなメリットの1つです。

オリジナルファイルの管理方法について

オリジナルファイルの管理方法に関しては、ファイル名の付け方に規則性を持たせて、簡潔に分かり易く表記することがとても重要です。ファイル名をどのように付けるかについては、ファイル管理を効率的に行ううえでの基本事項です。全てのファイルに統一したルールを作り、ファイル名を診れば何のファイルかが分かるようにすることが重要です。ファイル名の基本は、日付とファイルの種類で統一します。日付を最初に記載することで、パソコン内では日付順にファイルが並ぶので、探すときに便利です。また、ファイル名は出来るだけ短めにするのが良いです。ファイル名は、日本語表記でも英語表記でもどちらでも構いませんが、日本語表記にすると決めたら、全てのファイルを日本語表記にして下さい。このように表記上のルールをしっかりと守ることがファイル管理には非常に大切です。参考にしてみて下さい。