オリジナルファイルを使った効率化のアイディアとは

毎日仕事をしていく上で、書類がたまっていくのを感じてはいませんでしょうか。職業にもよりますが、書類というものは次から次へと増えていき、どんどんたまっていきます。それを整理整頓しなくては、仕事ははかどりません。効率の良い仕事をするには、きちんとした整理整頓が欠かせません。整理されていない猥雑なデスクでは、何が何処に保管してあるのかわからず、必要な書類がすぐ出せません。その書類を探している時間は、いわば無駄な時間です。その無駄を排除していかなければ、効率の良い仕事はできません。しっかりとした仕事をする上で、整理整頓は必ず必要です。では、どうやって数多の書類を整理すればわかりやすいでしょうか。それは、オリジナルファイルの活用に鍵があります。具体的に見ていきましょう。

オリジナルファイルの作り方について

増えていく書類を整理するのに活用すべきなのは、オリジナルファイルです。これは自分の使いやすい様に作れるのが魅力で、必要な数だけ増やす事も可能です。まずは書類の種類を整理しましょう。どんなファイルが必要なのかを把握しておかなくては、作る事は出来ません。そしてファイルの数がわかったら、実際にファイリングしていきます。その時、ひとつ保管のファイルを用意しておくといいですね。捨てようかどうしようか迷った書類を入れておく事ができます。ファイルには名前をつけましょう。自分がわかりやすいものがいいですね。日付が必要なものは忘れずに明記しましょう。実際にファイリングしたら、きちんと並べて片付けましょう。すぐ取り出せれば仕事効率は格段に上がります。では次に、オリジナルファイルの活用方法をご紹介します。

オリジナルファイルの活用方法について

それでは、オリジナルファイルを作ったあとの活用方法についてご紹介していきます。作ったオリジナルファイルは、しっかりと活用しなければ無駄になってしまいます。書類を必ず保管するのは当然として、不要な書類は破棄していく必要もあります。破棄できるものはしていかないと、増える一方です。そして、破棄する際に迷う場合は保管ファイルに一時的に保管しておきましょう。もし必要になった場合はすぐに取り出せます。そして、ファイルにはインデックスを付けましょう。そうすれば、更に整理され、使いやすくなります。また、進行中の案件書類と終わった案件書類を分けておく事も、重要になります。規定やマニュアルは最新版が出たら都度入れ替えていきましょう。オリジナルファイルを上手に活用し、整理整頓できた職場環境で効率良く仕事をしていきましょう。