オリジナルファイルでみんなより一足先にスキルアップ

現代、多くの職場でパソコンが導入されパソコンを使って仕事が進められています。しかし、同じパソコンを支給されていても、人によって仕事が早かったり遅かったりすることがありますが、その理由とはどういった点にあるのでしょう。仕事が早い人に共通点の1つに、ファイル管理が上手であることが挙げられます。パソコン上の情報をしっかりと整理し、ルールを作ってまとめてオリジナルファイルを作ることで、仕事を効率化することに成功しています。ではファイル管理をすることで仕事の効率化をすることができるのでしょう。例えば、資料を送ってほしいと頼まれたとき、どこにその資料があるのか的確にかわっていれば、すぐにその情報を見つけることができ、待たせることなく資料を送ることができます。探す時間を短縮できるため、余分な仕事を増やすことなく進めていくことができ、効率化に繋がります。

オリジナルファイルを作るときの注意点とは?

仕事の効率化をすることができるオリジナルファイルですが、その作成方法とはどういったものでしょう。オリジナルファイルを作成するときには、しっかりとルールを決めてから作成しましょう。例えば、フォルダ名を付けるときには、仕事の順番で付けていく、フォルダ名の頭文字は順番に並ぶように半角英数字でつけるなど、ファイルを作成する前にルールを決めておくといいでしょう。また、そのルールを作ってから慣れるまでは、どのようにしてファイル名を決めていくのかなどをメモしておくといいでしょう。ルールを決めたばかりの頃では、そのルール自体を忘れてしまったり、ファイル名の付け方がわからなくなってしまうこともあります。ルールを決めたら付箋でメモしておくなど、目につくようにしておくといいでしょう。また、不用なファイルは削除するなど、ファイルの数を増やし過ぎないようにしておくことも忘れないようにしましょう。

オリジナルファイルを作成したら覚えておきたいこと

オリジナルファイルのルールを設定し、ルールも覚えて馴染んできたら、一緒に覚えておきたいことがあります。それは、ショートカットキーを全て覚えることです。いくらオリジナルファイルで情報の管理をすることができ、すぐに情報を引き出すことができても、作業するスピードが遅ければスキルアップのスピードも遅くなってしまいます。そこで、作業効率を上げるためにもマウスによる移動だけではなく、ショートカットキーでの移動を覚えることで作業効率を上げていきましょう。ショートカットキーとは、パソコンのキーボードを使って操作する方法です。例えば、ファイルを検索する際マウスでスクロールするよりも、キーボードを叩いて検索する方がより早くファイルを見つけることができます。オリジナルファイルの作成方法とショートカットキーをマスターして、仕事の効率を上げスキルアップしていきましょう。